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아이폰 출시가 임박한 탓일까. 스마트폰, 터치폰 등 모바일 서비스에 대한 사용자의 관심이 날로 높아지고 있다. 내가 맡고 있는 업무는 KT에서 모바일 서비스가 탑재되는 단말기의 인터페이스를 기획하는 일이다. 이를 테면 휴대폰의 기능 버튼 중 한가운데 있는 버튼(KT휴대폰의 경우 show 버튼)을 누르면 어떤 모양의 화면을 띄워야 하는지, 그 화면 안에 어떤 서비스들을 담을지를 기획하는 일이다.
IT와 모바일을 소재로 여러 서비스를 기획하다 보면 다양한 분야를 다루는 전략보고서나 서비스 및 마케팅 기획안을 접하게 된다. 특히 회사의 큰 전략 방향에 맞춰 다양한 서비스군에 대한 전개 전략을 짜야 할 때도 있다. 이 과정에서 중요한 것이 '커뮤니케이션'이다. 해당 부서 및 외부 담당자들과 기획안을 공유하고 피드백 과정을 진행하다 보면 수없이 많은 이메일들을 주고 받게 된다. 이메일로 의견들이 쌓이다 보면 경우에 따라서는 결론에 이르지 못해서 결국 회의를 소집하게 된다. 회의를 하면 기획안을 보면서 바로 의견을 내고 피드백을 하기에 의견 차이를 좁히는 시간을 절약할 수 있다는 장점이 있지만, 협력사가 먼 곳에 있거나 빠르게 결론을 내야 하는 사안이라면 회의를 소집하기가 쉽지 않아 고민이었다.
이런 나에게 Acrobat이 찾아 들었다. 주변의 악동(?) 같은 지인의 추천이었는데, 그의 첫마디는 “도를 닦는 셈치고 한 달만 써봐라. 환웅 이야기의 곰이 사람으로 변하는 것처럼 너도 뭔가 변할 것”이란 이야기였다. 그리고 마늘과 쑥 대신 Acrobat 9의 몇 가지 기능과 사용법을 알려줬다. 반신반의 하면서도 업무가 효율적으로 진행되고 있지 않은 점은 나 역시 고민이었기에 밑져야 본전이란 심정으로 달려가보기로 했다. |
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| 얼마 전 외부 컨퍼런스를 통해 회사의 전략안을 발표할 일이 있었다. 당시 아이디어만으로 존재하던 모바일 위젯 사업에 대한 구체적인 전개 전략을 발표하는 일이었다. 모바일 위젯 서비스에 참여하고 있는 사내 부서, 플랫폼 연구소의 차기 계획도 전략 사항에 중요한 영향을 미치기에 관련된 부서로부터 발표 초안에 대한 검토 의견을 받아야 하는 상황이었다. 발표가 코앞으로 다가온 시점에서 모든 부서와의 회의 소집이 쉽지 않았다. 그리고 본 업무에 Acrobat 9의 협업 기능을 활용해 봤다. |
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| 당시 유용하게 활용한 것이 바로 ‘내 스크린 공유(Share My Screen)’ 기능이다. 작업 중인 문서 화면을 다른 사람들과 온라인으로 함께 보면서 작업할 수 있는 기능인데, 이 기능을 통해 모바일 위젯 프로젝트에 참여하고 있는 사내 부서와 연구소로부터 전략 초안에 대한 피드백을 받았다. |
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| 온라인상에 작업 공간을 만들고, 모바일 위젯 프로젝트 담당자들에게 메신저와 이메일을 통해 URL만 알려주니 바로 회의가 소집되었다. 초대받은 참석자들은 굳이 Adobe ID 가 없어도 Guest 이름만 입력하고 접속하면 바로 회의에 참여가 가능하다는 점이 무척 편리했다. 이렇게 만들어진 공동의 온라인 작업 공간에서 의견을 바로 주고받으면서 발표 자료를 완성해 나갔다. |
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의견을 주고받을 때는 ‘주석(Comment)’을 사용했다. 우선 편리했다. 포스트잇으로 피드백을 주는 것처럼 Sticky Note(일명 끈적이는 노트, Acrobat의 본 기능 명칭이 ‘Sticky Note’이다)로 피드백 해야 할 부분으로 가져다 놓고 정확히 의견을 개제할 수 있었다. 특히 여러 사람이 동시다발적으로 피드백을 진행해 취합하기에 좋았다. 특히 작업공간 바로 오른쪽에 붙어 있는 채팅창을 통해 작업을 진행하면서 오프라인 회의를 하듯 채팅도 할 수 있어서 의견 차이를 좁히는 시간도 많이 절약할 수 있었다.
전략 자료를 최종 완성해야 하는 담당자인 나는, 이렇게 모인 피드백을 검토하면서 발표 자료를 최종적으로 정리할 수 있었다. 맨 처음 익숙하지 않은 업무 방식에 팀원들 역시 고개를 갸우뚱 했지만, 지금은 간편하게 진행할 수 있는 매력에 빠져 다들 익숙해지기 위해 Acrobat 9 트라이얼을 설치해 더 많은 업무에 적용해보고 있다.
만약 이 방법을 쓰지 않았다면 각 부서에 몇 번이나 검토와 피드백을 요청하는 당부 메일을 보냈을 것이다. 사실 회사에서 그런 메일을 보내면 빨리 피드백이 오는 경우는 드물다. 당사자가 검토를 하지 않아도 해당 부서에 큰 문제가 생기는 업무가 아니기 때문이다. 하지만 발표를 앞둔 당사자인 내 입장에서는 회사의 전략을 공공장소에서 발표하는 일이기 때문에 분명 짚고 넘어가야 할 이슈들에 대해 검토 의견을 받아야 하는 상황이었다. 예전처럼 이메일과 전화로 검토를 끝내려고 했다면 아마 최소 5일 이상 수십 통의 이메일이 오간 뒤, 결국 회의를 소집해서 마무리를 지었을 것이다. 이런 일을 불과 30분 정도로 마무리를 지은 셈이다. |
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| 이와 더불어 업무에서 유용하게 활용한 것이 바로 웹 페이지를 PDF로 변환하는 기능 이다. 웹 사이트를 기획하다 보면 사이트가 정식으로 런칭되기 전에 프로토 타입을 보여줘야 할 일이 종종 있다. 그 동안은 사이트를 이미지로 캡처하거나 웹에 접속해 보여주곤 했다. 그런데 단순한 이미지 캡처는 하이퍼 링크들을 표현할 수 없기에 현실감이 떨어지는 문제가 있었고, 웹사이트 주소를 알려줄 수는 없는 미상용화 단계일 때도 있다. 그런데 Acrobat으로 HTML을 PDF 문서로 변환하니 실제 운영되는 사이트처럼 링크가 사라 있어, 사이트 기획 사항을 가늠하기에도 적합했다. 실제로 웹사이트 프로토타입을 보고할 때 PDF 문서로 만들어 제안하니 만족도도 훨씬 높았다. |
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Acrobat을 알게 되면서 기본적으로 전략 보고서나 배포용 기획안은 모두 PDF로 변환해서 주고 있다. 그 동안은 컨퍼런스 발표 자료를 파워포인트나 워드 문서로 보내주었는데, 전략 보고서처럼 민감한 내용은 편집되어 잘못 유포될 경우 문제가 될 수 있는 점이 늘 걸렸는데, 깔끔히 해소된 셈이다. 특히 외부로 나가는 문서들을 PDF로 변환해 내보내면서 확실히 버전이나 호환성으로 인해 재발송 요청을 받는 일이 사라졌다.
PDF 문서의 가진 장점이라면 보안이나 호환성 등 다양하겠지만 개인적으로 Acrobat을 사용하면서 거둔 가장 큰 효과라면 다른 사람과 협업을 할 때 물리적인 거리와 시간으로 인한 비용을 절약했다는 점이다. 잦은 이메일 교환과 회의로 소비해야 했던 시간들을 Acrobat의 협업 기능으로 빠르게 해결했으니 말이다. 사무실에서 이루어지는 업무가 많은 부분 혼자서만 할 수 있는 일이 아니라 여러 부서 및 협력사와의 공동 작업이라는 걸 고려하면 이런 Acrobat의 활용도는 앞으로도 점점 커질 것이라는 생각이 든다. |
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