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대한민국 국민이라면 누구나 ‘리니지’라는 게임을 알고 있을 것이다. 국내 온라인 RPG 게임 중 최초로 상용화에 성공하고 온라인 게임 문화를 만들어낸 것이 바로 리니지다. 나는 리니지를 만든 게임 업체인 엔씨소프트의 대용량 데이터처리팀에서 게임로그를 분석하는 작업을 하고 있다. 쉽게 말해, 가상환경의 게임 안에서 사람들이 남긴 흔적을 찾아보면서 이들이 어떤 것에 관심이 많고, 가상세계 속에선 어떤 행동이 유행을 하고 있으며, 그 이유는 무엇인지 찾아내는 작업이다.
가상세계에서 사람들이 어떻게 행동하는가에 관한 데이터를 ‘고객경험’이라고 부른다. 이러한 작업은 보통 고객경험에 대한 정보가 필요한 기획자가 요청을 하면, 개발자가 요청 사항을 검토한 후 가능한 방법을 제시하는 방식으로 이루어진다. 그런데 이 과정에서 기획자와 개발자 사이에 늘 크고 작은 다툼이 생긴다. 개발자는 요구사항 문서를 검토한 후 결과를 다시 문서로 만들어서 보내주어야 하기 때문에 피드백이 늦어지게 되는데, 일정이 촉박한 기획자는 늘 이점에 불만이 많았다. 특히 급한 사안인 경우 독촉으로 인해 언성이 높아지는 일까지 있었다. |
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예를 들어 게임상에서 사용자들이 어떤 미션에서 가장 어려움을 많이 느끼는지 기획자가 알고 싶다면, 먼저 ‘요구명세’라는 문서를 작성하게 된다. 여기에는 원하는 데이터의 종류, 필수항목, 원하는 날짜 등이 들어가게 되고, 개발자는 이 요구명세 문서를 받아 검토 사항을 기재한 후 다시 기획자에게 알려주게 된다.
이러한 작업은 수백만 명의 사용자를 대상으로 이루어지기 때문에 많은 데이터를 다루어야 하고, 실제 작업에 들어가서 작업 결과를 받아보기까지는 몇 주가 걸릴 수도 있다. 그런데 아이러니하게도 이 과정에서 가장 시간이 많이 소요되는 부분은 실제 데이터를 분석하는 단계보다는 요구사항을 전달받고, 검토 후 조율하는 부분이다.
게임 속 가상세계에 존재하는 다양한 공간에서, 다양한 정보를 처리해야 하기 때문에 원하는 정보가 무엇인지 정확히 파악하는 것이 무엇보다 중요하다. 그래서 메일과 문서를 통해 요구명세를 받는다. 문제가 생겼을 때 기록해 두기가 쉽고, 직접 미팅하는 시간을 줄일 수 있기 때문이다. 하지만 이런 의사소통으로는 상대방이 요구하는 사항을 정확히 파악하기 힘들고, 메일로 문서를 여러 번 주고받다 보니 빠른 의견교환이 매우 힘들다는 단점이 있다. 그러다 보니 의견 검토에 지루하고 오랜 시간이 걸리게 된다. |
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| 기존에는 다음과 같은 과정으로 업무를 처리했다. 우선, 데이터 항목 요구명세를 엑셀 문서로 받은 후 개발자 회의를 거쳐 검토 내용을 작성한다. 이 내용을 새로운 문서로 만들어 보내거나 간단한 내용일 경우 메일 본문에 바로 작성하여 보내는 방법을 이용했다. 그리고 변경 사항과 최종본은 각자 따로 관리하고 주기적으로 서로 확인을 한다. 이처럼 개발자 회의를 소집하고 결과 문서를 만들다 보니 자연스럽게 피드백이 늦어지게 됐고, 결과적으로 급한 사안에도 많은 시간이 걸려 원망도 많이 들었다. |
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| 문서를 읽고 검토만 할 뿐인데 좀더 빠르고 효율적으로 진행하는 방법이 없을까? 시간 소모로 인한 일정 지연 문제로 기획팀과의 신경전이 날로 깊어져 가던 중에 지인에게 이런 고민을 털어놓았더니 Acrobat 9를 한번 써보라는 조언을 들었다. “속는 셈치고 딱 두 달만 사용해 보면 아마 새로운 세상을 만나게 될 것”이라는 확신에 찬 말에 시험 삼아 한번 사용해 보기로 했다. 사용 결과는 놀라웠다. ‘읽고 검토하는 문서 커뮤니케이션’에 Acrobat9은 더없이 효율적이었다. 내 일의 특성에 딱 맞는 도구를 찾은 기분이었다. |
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개발팀의 업무는 기획팀으로부터 요구명세를 받은 다음에 진행된다. 요구명세에는 어떤 항목에 대한 분석을 원하는지 설명되어 있다. 예를 들면 ‘게임 내 특정 서버에서 하루 동안 얼마의 돈이 거래되었는지 알고 싶다’라는 식이다. 기존에는 기획팀에서 엑셀 문서로 일일이 항목을 적어서 전달해 주었다. 그러면 개발팀에서 그 문서를 인쇄한 다음 모두 모여 회의를 진행하면서 검토 사항을 종이에 적었다. 그런 다음 한 사람이 엑셀 문서로 회의 내용을 모두 옮겨 적어 기획팀에 다시 보내는 형식이었다.
그런데 항상 회의를 하는 것도 부담이 되었지만, 회의에서 오간 내용을 모두 정리하고 옮겨 적는 것은 정말 귀찮은 작업이었다. 또 기억이나 메모에 의존해 내용을 다시 정리해야 하기 때문에 일부 누락되는 내용이 생기기도 하고, 말로 오간 내용을 글로 다시 정리하다 보니 의견이 불충분하게 전달되기도 했다.
그래서 Acrobat 9를 업무에 적용하면서 가장 먼저 ‘공유검토(Send for Shared Review)’를 이 요구명세 검토 작업에 활용해 보기로 했다. 먼저 엑셀로 된 요구명세 문서를 열고 이 문서를 공유 검토가 가능한 PDF 문서로 변환했다. 이런 작업은 Acrobat 9를 설치하면 오피스 안에 플러그 인이 생성되어 ‘Create and Send For Review’ 버튼 하나만 클릭하면 간단히 사용할 수 있다. |
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| 해당 버튼을 클릭하면 엑셀 문서가 PDF 문서로 변환되면서 공유검토 기능을 적용해 관련 부서의 담당자에게 바로 메일을 보낼 수 있다. |
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| 메일을 받은 개발자들은 각자 자기 자리에서 편한 시간에 메일로 전달받은 공유검토가 가능한 링크를 클릭하고 들어가서 담당하고 있는 영역에 주석으로 의견을 달아놓는다. 다음날 주석이 달린 문서를 기획팀에 보내기만 하면 검토 업무가 끝났다. 회의 시간을 잡을 필요도 없고, 회의 기록을 따로 정리할 필요가 없기 때문에 검토 업무가 매우 간단해졌다. |
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공유검토 기능은 회사 내에 별도 서버를 두고 해당 서버에 검토할 문서를 올린 후 이용할 수도 있고, 서버가 없는 경우 acrobat.com 사이트에 문서를 올리면 무료로 사용이 가능하다는 장점이 있다. 기존 처리하던 업무에 공유검토 기능 하나만 적용해도 많은 시간을 절약할 수 있었다.
기존에는 기획팀에서 요구명세가 도착하면 개발팀 내부 회의 시간도 잡고 시스템에서 가능 여부도 테스트해야 하며, 결과 문서도 정리해야 하기 때문에 검토 기간을 보통 2주 정도로 잡았다. 여기에 Acrobat 9의 공유검토 기능을 사용하면서 1주일 만에 검토가 가능하게 되었다. |
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회의 없이 빠른 검토가 가능하다는 점에 만족하면서 Acrobat 9를 사용하다 보니 조금씩 욕심이
생기기 시작했다. 대부분의 작업은 1주일 정도의 검토 기간을 두고 기획팀에 결과를 전달하는 범위 안에서 처리되지만 가끔씩 아주 시급한 요청이 들어오기도 한다. 이런 작업들은 주로 간단하면서 빠른 검토가 필요한 사항들이라 시스템에 테스트를 해보지 않아도 검토가 가능하다. 즉 개발팀 내부에서 간단한 협의만 거치면 바로 결과가 나온다.
이런 경우 예전에는 급히 회의를 소집하기 위해 회의실을 잡고, 각자 회의가 가능한 시간을 맞추느라 고생을 하곤 했다. 회의실이 없는 경우 메신저나 전화를 이용해서 직접 문서를 보면서 작업을 하기도 했다. 그러다 보니 간단한 검토인데도 1주일의 기간이 소요되는 경우도 있었다. 그래서 개발팀 내부에서 실시간 검토 기능을 한번 사용해 보기로 했다.
문서를 열고 Acrobat 9 메뉴에서 ‘실시간 보내기 및 공동작업(Send & Collaborate live)’를 선택하면 Acrobat.com과 연계되어 함께 일하는 동료와 동시에 같은 페이지, 같은 부분을 참조할 수 있도록 페이지 표시를 동기화할 수 있어 보다 명확하게 온라인 회의가 가능했다. 기존에는 1주일 정도 드는 일이 실시간 검토 기능을 이용하니 3일 안에 업무를 처리할 수 있었다. 이런 작업이야말로 Acrobat 9가 있었기에 가능한 일이었다. |
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또 한가지 유용하게 활용하고 있는 것이 Acrobat 9가 제공하는 보안 기능이다. 기획팀과 개발팀 간에 오고가는 요구명세 문서는 게임 서비스의 진행 방향에 대한 정보를 담고 있기 때문에 외부로 공개될 경우 문제가 생기게 된다. 회사 전체적으로 DRM 시스템이 구축되어 있기는 하지만 문서에 보안을 적용하는 과정이 조금 번거롭다. 또 문서에 보안을 적용해서 보내도 상대방과 문서 프로그램의 버전이 맞지 않으면 문서를 다시 저장하고 보안을 적용하는 이중 작업을 해야 했다.
이처럼 사용 편의성이 떨어지다 보니 보안 적용을 하지 않고 오가는 문서가 생기기도 했다. 그래서 Acrobat 9를 써보는 김에 보안 기능까지 한번 적용해 보기로 했다. 사용 방법은 정말 간단했다.
보안을 적용하고자 하는 문서를 열고 PDF 화면에서 마우스 오른쪽을 클릭해 ‘Document
Properties’을 선택하면 직접 문서에 보안을 설정할 수 있다. 기본적인 문서의 상태는 ‘No Security’로 되어 있는데 사용자가 직접 ‘Password Security’를 선택하여 암호로 인쇄, 편집, 복사 등 조작해 관한 권리를 부여할 수 있다. |
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Acrobat 9를 이용해 PDF로 변환한 문서는 기본적으로 내용을 변형할 수 없도록 사용자에게 암호를 주고 권한을 부여할 수 있다. 그래서 프로젝트에 직접적으로 참여하지 않고 열람만 할 경우 문서를 볼 수 있는 권한만 주고 수정의 권한을 주지 않는다. 출력 역시 사용자에 따라 각기 다르게 권한을 설정할 수 있는 세세한 보안 기능을 지원하기 때문에 편리하게 이용이 가능하다.
이러 기능을 십분 활용하여 기획팀에서 만든 문서를 개발 팀장에게는 수정이 가능하도록 권한을 부여해주고, 다른 개발자에게는 내용 수정이 불가능하고 오직 검토 결과만 주석으로 달 수 있도록 권한을 설정해 문서를 전달했다. 관련된 팀 이외 사람들에게 전달되는 문서는 열람만 가능하고 수정과 인쇄는 불가능하도록 했다. 이 모든 기능이 Acrobat 9 하나로 전부 가능했다.
특히 회사 차원에서 별도의 DRM을 구축하지 않아도 개인별로 손쉽게 보안을 적용하고 사용자 권한 제어가 가능해 보안 누수가 발생할 여지를 최소화한다는 점에서 큰 매력이 있다. 또한 문서를 받아보는 쪽에서는 무료로 제공되는 Acrobat Reader만 있으면 보안이 적용된 문서 내용을 확인할 수 있다. 전사적으로 DRM 시스템을 구축하는 경우 모든 PC에 Microsoft Office 및 DRM Client가 설치되고 도메인으로 묶어야 하는데, 이에 비해 훨씬 가볍고 사용자 편의를 고려한 훌륭한 환경이다. |
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Acrobat 9는 문서를 기반으로 하는 검토 및 협의 업무에 편리함을 가져다 주었다. 거기에 덤으로 요구명세의 변경 권한이 명확해지면서 ‘기획 및 문서작업 업무’와 ‘검토 및 의견제시 업무’가 명확히 분리되어 이에 따라 비용 절감 효과도 가져왔다. 개발자는 무겁고 비싼 오피스 소프트웨어가 필요 없어지고, 가볍고 빠르게 문서를 읽고 검토할 수 있는 환경이 자연스레 구축된 것이다.
소 잡는 칼이 크고 좋다고 전부에게 나누어 주고, 닭 잡는 용도로도 사용하라고 하는 것은 비용도 비용이지만 닭을 잡는 사람에게는 불편한 일이다. 업무마다 특성을 파악하고 효율적이고 편리한 처리 방법을 찾을 수 있다면 생산성은 훨씬 높아질 것이다. 그런 점에서 Acrobat 9는 업무 적재적소에 쓰일 만한 매우 뛰어난 장점이 많고, 향후 여러 분야에서 활용 가치가 높은 도구다. 이런 보석 같은 제품을 만날 수 있어서 기쁘다. |
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