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KISS(Keep It Simple & Speedy) 커뮤니케이션도구,Acrobat 9 |
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| 나는 대학시절 학보사 기자를 시작으로 잡지사 기자, 출판사 에디터를 거쳐 현재 공공기관의 출판담당으로 일하고 있다. 기자, 에디터, 전문원, 연구원 등 나를 칭하는 직함은 직장을 옮길 때마다 바뀌었지만, 나의 ‘업’은 매체를 만드는 일. 소위 말하는 ‘인쇄밥’을 먹은 지도 10년이 넘었다. |
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내가 일하는 연구원은 한 해에 100여 종이 넘는 연구보고서와 정기간행물을 발간한다. 하지만 출판 담당자는 나 하나이며 디자인과 교정교열, 제작 등은 모두 외주업체와 진행한다.
수많은 필자와 디자이너, 인쇄소들을 상대하다 보니 효율적인 커뮤니케이션은 야근과 이로 인한 다크서클(?)을 줄여 주는 필수불가결한 요소다.
사정은 이렇지만 업무의 효율성보다는 관료적 마인드에서 커뮤니케이션이 진행되는 경우가 많다. 파일보다는 프린트물로된 ‘보고’ 자료를 결재판에 끼워 보고하는 방식으로 의사결정이 진행된다. 최종 출판물의 완성된 편집본을 저자들과 확정하는 단계에서도 프린트물에 체크하고 이를 팩스로 보내거나, 메신저나 전화로 전달한다. 그나마 업무환경을 개선한다는 것이 초고속 스캐너로 스캔 한 뒤 PDF 파일로 변환하여 외주업체에 보내 수정을 완료하는 방식이다.
편집디자이너들이 사용하는 편집용 프로그램과의 호환성 문제와 폰트 등의 문제로 출판을 하는 사람들에게 전세계적 문서표준인 PDF 파일은 ‘소금’과 같은 존재다. 하지만 PDF 파일을 읽고 보는 데 그치는 경우가 많아 출판 업무를 하는 사람들의 업무 환경은 지극히 아날로그적 환경이 남아 있는 셈이다.
하지만 사정은 차츰 달라졌다. 저자들 중에서도 Acrobat의 주석기능을 이용해 수정사항을 전달하는 저자들의 빈도수가 증가하고 있다. 재작년 이어령 전 문화부장관과의 인터뷰를 진행했을 때의 일이다. 인터뷰를 진행하고 원고를 정리하고 사진을 모두 담아 인터뷰당사자에게 인쇄 전 확인을 요청하는데, 그동안 하던 방식대로 PDF 파일을 비서에게 전달했다. 비서가 PDF 파일을 프린트하여 전 장관님께 전달하고, 수기로 기입한 수정사항이 내게 전달되리라 예상했다. 그러나 예상을 깨고, 이어령 전 문화부장관이 직접 PDF 파일에 주석을 달고, 메모 기능을 이용해 수정사항을 전달했다. 비서에게 문의해보니 이어령 전 장관님께서 직접 수정을 했다고 하니, 참으로 놀라울 만한 일이다. PDF 파일을 비서가 출력하고, 장관님이 자리에 계실 때 보고를 하고, 이를 프린트물에 기입하여 비서가 받아 팩스로 보내거나 내게 전달하는 데까지 보통의 경우 이틀 정도가 소요된다면 직접 PDF 파일에 수정하여 메일로 보내셨으니 1시간 정도도 걸리지 않은 셈이었다.
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나와 커뮤니케이션 하는 사람들이 주석기능만 활용해줘도 ‘감동’하던 나에게 Acrobat 9에는 회사생활의 고질병인 불필요한 커뮤니케이션을 줄여줄 수 있는 다양한 기능들이 포함되어 있었다. 최근 우리 연구원의 2009년 연구보고서 표지 디자인을 결정하는 과정에서 Acrobat 9를 활용해보았다.
먼저 디자인 회사에 다양한 표지 디자인 시안을 받았다. 기존 포맷을 무시하고 새로운 콘셉트로 해보자는 방침이 있던 터라 20종 정도의 디자인이 제시되었다. 결정해야 할 디자인은 1종인데 너무 선택의 폭이 넓어도 문제였다. 기존대로라면 시안을 모두 프린트하여 1번 시안, 2번 시안 등의 명칭을 사용하여 전화로, 메신저로, 메일로, 혹은 만나서 디자인 업체와 협의를 해왔다면 Acrobat 9의 온라인 커뮤니케이션 기능을 활용하여 보다 디자이너와 실시간 채팅을 통해 심플(Simple)하게 디자인 콘셉트를 좁혀 나갔다. |
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| 디자인 콘셉트를 좁혔지만 나의 생각과 다른 방향으로 표지 디자인이 흘러가고 있었다. 내가 생각하고 있는 디자인 샘플을 보여주고 싶고, 혹은 내가 직접 레이아웃을 그려서 보여주고 싶기도 했다. 1번 시안은 샘플파일과 비슷한 느낌으로, 2번 시안은 직접 레이아웃을 그린 것대로 수정을 요구하고 싶었다. 말로 하니 복잡하고, 메일에 적자니 주저리주저리 뭔가 깔끔하지 않았다. 기존에는 수정하고자 하는 곳을 캡쳐 한 후 변경을 원하는 이미지를 메일이나 워드에 써서 표시하여 보내는 방법을 취했다. 그러나 Acrobat 9는 주석뿐만 아니라 이미지도 첨부할 수 있어 보다 정확하게 수정사항을 요구할 수 있는 장점이 있다. 단지 이미지를 첨부만 하는 것이 아니라 수정을 하고자 하는 장소를 정확하게 표시한 후 이미지를 첨부하여 보낼 수 있다. |
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| 의사결정자들과 협의를 거쳐 시안이 어느 정도 몇 가지로 결정되었다. 이제 최종 결정만 내리면 되는데, 최종 결정단계에서의 수정 요구는 반드시 제대로 지켜져야만 한다. 수정사항을 메모로 아무리 적어둔 들 수정사항이 제대로 전달되지 못하는 경우가 많다. 작업자는 외부 디자이너이고, 나는 그저 수정사항을 전달하는 커뮤니케이터의 역할만을 수행해야 할 타이밍인 셈이다. 이럴 때 녹음을 하여 전달하고 싶었던 적도 많은데, Acrobat 9는 이를 해결해줄 수 있었다. 바로 멀티미디어 삽입 기능인데, Acrobat 9에서는 플래시 엔진이 삽입되어 동영상과 같은 멀티미디어 파일을 원하는 위치해 삽입할 수 있다. 이 정도의 의견을 전달할 경우 동영상까지 찍을 필욘 없지만 녹음된 파일을 전달할 수 있다면 좀 더 정확한 의사전달이 가능했다. 주석의 녹음 기능(Comment & Markup Tools> Record Audio Comment)을 이용해 간단히 녹음한 뒤 수정이 필요한 시안에 마우스로 드래그를 하니 삽입할 파일을 선택하는 화면이 뜬다. 또한 PDF파일에 동영상 파일인 FLV, MOV, WMV 등 파일을 선택하면 자동으로 플래시 비디오 포맷으로 변환되어 PDF에 삽입된다. 수신자는 별도의 코덱이 필요치 않아도 되니 더욱 간편하다. |
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해마다 연말이면 한 해의 연구성과를 책으로 만드는 작업에 분주하다. 하나의 책으로 나와야 할 소스 파일의 종류가 PPT파일, PDF파일, 글 파일 등 다양한 파일 형태로 존재하는 경우 이를 디자인팀에 편집을 의뢰할 때 이에 대한 목차와 순서를 정하는 것에서부터 많은 의사소통이 오고가야 한다. 폴더를 만들거나, 압축파일 형태로 묶어 두고 목차 파일이 무엇인지에 대한 파일을 또 따로 만드는 등 과정이 번거롭다. 이런 경우 포트폴리오 기능을 이용하면 손쉽다.
‘File의 Create PDF Portfolio' 메뉴를 열고 출판해야 하는 파일들을 순서대로 드래그 & 드롭하여 하나의 파일로 만든다. PDF 파일 형태로 저장되고, 워드나 글 파일도 삽입할 수 있어 통합적 관리와 커뮤니케이션이 가능하다.
물론 압축파일로 만들거나 폴더를 만들면 되겠지만 기존의 방식이 폐쇄형 구조였다면 PDF 포트폴리오 기능을 이용하면 이 모든 것을 일목요연하게 보여주는 장점이 있다 하겠다. |
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| 출판, 미디어를 제작하는 환경에서의 가장 난점은 매킨토시와 IBM의 호환이다. 그동안 Acrobat은 디자이너와 기획자를 이어주는 가교의 역할에 충실했다. 디자이너가 모두 외부에 있을 경우 PDF 파일에 직접 주석기능을 달아 전달해왔다. Acrobat 9는 한층 더 업그레이드 되었다. 특히 Acrobat.com을 이용한 온라인 커뮤니케이션 기능이나, e메일 검토기능, 멀티미디어 첨부 기능 등은 다양한 협의와 검토를 거쳐 의사결정을 해야 하는 나에게 참으로 매력적으로 다가왔다. 다양한 사람들과 수많은 의사소통을 진행해야 하는 나에게 Acrobat 9 좀 더 심플하고 스피디하게 커뮤니케이션을 하게 해줄 것이라는 믿음이 들었다. 그야말로 Acrobat 9는KISS(Keep It Simple & Speedy)를 유도하는 커뮤니케이션 도구다. |
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