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  “ 종이에 적는 협업 방식과 가장 흡사한 온라인 협업 도구를 원한다”
  2009-08-31 오후 5:29:00
만약 “회사에서 협업을 하고 계시나요”란 질문을 받는다면, 여러분 은 어떤 답변을 하겠는가? “당연한 거 아닌가요”란 생뚱맞다는 답 변, “메일을 보내도 답변도 없고 협업하기 힘들어요”란 상대방과의 소통이 원활하지 않아 스트레스가 꽉 찬 느낌까지, 답변은 각양각 색을 이룰 것이다. 여러분은 어떤가? 정보 중심의 사회에서 협업하 지 않고 업무를 진행한다는 건 상상할 수 없는 일이 됐다.
협업은 흔히 공동작업이라고 불린다. 우리는 하루에도 수십 번, 업 무를 함께 진행하는 사람에게 문서 작업 내용을 메일로 보내고, 전 화와 메신저를 통해 업무 사항을 확인하고, 화상회의를 통해 거리 가 떨어진 사람과 커뮤니케이션을 하는 등 다양한 협업을 진행하고 있다. 이렇듯 다양한 협업 방식을 통해 업무를 진행하지만, 이러한 협업 방식 중에서 개선되길 원하는 점도 분명 있을 것이다.
최근의 경기불황과 함께 기업은 업무 효율성 개선으로 생산성을 극 대화 하는데 집중할 것을 강조하고 나섰다. 이러한 생산성 극대화 를 위해 반드시 점검해야 할 사항이 바로 협업이다. 그렇다면 지금 의 협업 방식에서 어떤 개선이 필요한 것일까?
 
올해 초 미국 시장조사 기관인 포레스터 리서치에서는 유럽의 지식 근로자를 대상으로 협업 환경에 대한 설문조사를 진행, ‘협업의 미래’란 주제로 보고서를 발표했다. 본 보고서에 따르면, 유럽의 지식 근로자들은 협업시 전화와 전자메일을 선호하면서도 현 협업 방법에 대한 불만을 갖고 있으며 대안 을 찾고 있는 것으로 조사됐다. 보고서에 따르면, 같은 회사의 직원들과 협업을 할 때 가장 많이 사용 하는 3가지 툴이 무엇인지를 묻는 질문에, 68%가 전화를, 64%가 전자메일을, 58%가 직접 만나서 진행하는 회의로 나타났다. <그림 1>
 
 
이 결과에서 우리는 전통적인 협업 방식을 선호하는 경향이 두드러진다는 점을 확인할 수 있다. 특 히 협업 수단으로 전화가 가장 많이 사용되는 것으로 나타났지만, 문서 및 기타 결과물 제작을 위한 팀 협업의 수단에서는 전화의 경우 음성 교환이란 한계적인 면이 있기에 전자메일이 가장 선호하는 협업 방식임을 알 수 있다.
 
유럽 근로자의 경우 협업에 대한 만족도는 높았지만 협업 방식의 변화에 대한 기대감도 있었다. 협업 방식의 향상을 통해 어떤 이점을 바라는지 묻는 질문에, 응답자 중 70%는 협업의 속도 및 효율성 향상을 원했고, 62%는 문서 작업량 감소, 56%는 정보 및 아이디어 교환 방식의 향상을 원한다고 응답했다. <그림 2>
 
 
이와 함께 ‘보다 효과적인 작업 프로세스 또는 프로젝트 관리’가 46%, 다른 장소 및 지역에 위치한 팀원 및 동료에 대한 손쉬운 접근이 41%, 회의 참석을 위한 출장 횟수 감소가 39%, 정보에 대한 액 세스 권한을 사용자에게 지정할 수 있는 제어력 향상이 32%로 각각 조사됐다.
특히 협업 방식에서 개선되길 바라는 점에 대한 조사에서는 잘못된 의사 소통, 파일 유실, 다른 사람 의 응답을 기다리는 동안 발생하는 지연 등 이미 잘 알려진 문제들에 대한 개선이 필요하다고 꼽았 다. 본 조사를 통해 우리가 알 수 있는 건 현재의 협업 환경에 매우 익숙하지만, 현재의 환경과 유사 하면서도 보다 향상된 협업 환경을 바란다는 점이다.
 
협업시 가장 불만인 요소 중 하나를 꼽는다면, 내가 전달하려는 파일이 상대방의 PC에서 제대로 호 환이 되지 않았을 때가 아닐까? 문서 전달시 발생하는 협업 문제에 대해 본 보고서에서는 전송된 파 일을 열고 읽을 수 있는 적합한 소프트웨어를 수신자가 갖고 있지 않을 때가 56%로 가장 높게 조사 됐다. 누구나 한번쯤 경험해본 커뮤니케이션을 저해하는 치명적인 이유다.
또한 전달하려는 의미와 내용을 수신자가 제대로 이해했는지 알 수 없는 것이 38%, 수신자가 내용 을 읽는 순서를 제어할 수 없는 것이 37%로, 자신이 발송한 문서에 대한 제어력을 상실한 점을 가장 우려하는 것으로 나타났다. 이는 메일에 워드, 엑셀, 파워포인트 등 다수의 파일을 첨부해 보낼 때, 우리는 수신자가 어떤 순서로 파일을 열어볼지 제어할 수 없으며, 이로 인해 전달하려는 메시지가 오 류를 발생할 수 있기 때문이다. 이와 함께 응답자 중 33%는 파일 모음이 수신자에게 매력적인 경험 을 제공하지 못하는 것도 문제점으로 지적했다. <그림 3>
 
 
우리는 업무 진행시 데이터 조사를 위한 설문조사를 빈번하게 진행한다. 이때 설문지를 전자메일로 보내고 답변이 없을 때, 전화 혹은 직접 방문 등 제2의, 제3의 커뮤니케이션 수단을 이용하는데 익 숙하다. 본 보고서에 따르면 양식을 작성한 후 배포하는데 가장 많이 이용되는 방식으로 전자메일에 파일을 첨부해 발송하는 경우가 82%로 가장 높게 조사됐다.
하지만 이러한 결과에 대해 전자메일과 전화란 편안한 방식의 커뮤니케이션에 대한 의존은 효율적인 데이터 수집을 저해하고 문서화하는 과정에서 오류 발생 확률을 높일 수 있으며, 데이터를 취합하는 데 불필요한 시간과 노력을 증가시키고 있다고 분석하고 있다. <그림 4>
 
 
특히 “간단히 전자양식을 만들고 수집된 정보를 분석할 수 있는 도구가 개발됐다면, 이러한 툴의 사 용법을 익히는데 관심이 있는가”란 질문에는 무려 73%가 “관심이 있다”로 조사, 정보 조사와 취합 에 불필요한 시간과 노력에 대한 개선 의지가 높음을 알 수 있다. <그림 5>
 
 
문서를 기반으로 협업을 진행할 때 가장 고려해야 할 사항 중 하나가 바로 보안이다. 협업할 사람에 게 문서를 보낼 때 특정 정보의 노출로 고민한 적이 분명 있을 것이다. 본 조사에서 유럽의 지식 근로 자들은 공유 정보를 안전하게 보호하기 위해 PDF 및 암호를 사용하고 있지만, 1/3 이상은 여전히 종 이 사본을 공유하고 있는 것으로 나타났다.
또한 유럽의 지식 근로자 중 절반 이상이 한 달에 1회 이상 종이 문서를 스캔해 다른 사람과 공유하 고 있다고 응답했다. <그림 6>
 
 
보안의 위험에 노출된 수위가 높다는 것을 알 수 있다. 또한 지식 근로자의 절반 이상(53%)이 PDF 를 사용하고 있다는 점은 PDF를 문서 교환의 수단으로 선호한다는 사실을 말해주고 있으며, 이외 원본 문서의 편집 방지(35%), 문서 사용 제한(22%), 메타데이터 제거(12%) 등이 그 뒤를 이었다.
 
왜 우리는 협업의 미래에 대해 고민해야 하는 것일까. 바로 협업의 개선은 업무 혁신으로 이어져 생 산성 향상이란 물꼬를 뜨는 주된 이유이기 때문이다. 특히 이를 위해서는 기존의 협업 방식을 지원하 면서 동시에 지식 근로자들의 업무 효율성을 높일 수 있는 기업 IT 팀의 유연성이 절대적으로 필요한 시점이다.
 
 
 
 
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