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  당신의 커뮤니케이션은 얼마나 설득력이 있습니까?- “멀티미디어 PDF가 고객의 마음을 움직
  2010-01-14 오후 11:14:00
 
업무를 진행하다 보면 엑셀, 워드, 파워포인트, 이미지 등 다양한 결과물이 만들어지는데, 이런 다양한 문서를 보내고 커뮤니케이션하는 일이 하루에도 빈 번하게 발생한다. 엑셀로 작성한 견적서, 워드로 만든 샘플 자료, 파워포인트로 만든 제안서를 메일에 첨부해 보내는 것이다. 그런데 이런 경우 상대방은 파일을 저장한 후 열어서 각각의 내용을 확인해야 한다. 상대방에게 메시지가 설득력 있게 전달될지는 미지수이다.
 
D 잡지사의 경우 광고 수주를 위해 파워포인트로 제작된 회사소개서 파일, 엑셀로 된 광고 단가 파일, 기존의 광고 이미지 파일들을 광고주에게 보내곤 한다. 광고 계약을 진행하는 중요한 작업임에도 불구하고 파워포인트 파일로 만들어진 회사 소개서가 글꼴, 레이아웃이 깨져 다시 보내달 라는 고객도 많았으며, 특히 전달한 내용을 이해하지 못해 다시 설명해야 하는 일도 빈번했다.
최근 D 잡지사는 2010년도 광고 수주를 위한 파일들을 제작했다. 회사소개서 파일을 통해 D 잡지가 매체로써 어떤 영향력을 가졌고, 매년 양적,질적으로 어떻게 성공했는지 보여주고자 했다. 특히 2010년에는 광고비를 전년도 대비 5% 정도 높게 책정했는데 이를 납득시키기 위해서는 매 체의 인지도와 영향력이 얼마나 높아졌고, 그로 인해 광고에 어떤 긍정적인 결과를 가져왔는지 보여줄 필요가 있었기 때문이다.
그런데 어떤 광고주는 이미지 파일을 먼저 보고, 어떤 광고주는 광고 단가를 먼저 보게 되어 광고 단가의 산출 근거를 설득력 있게 납득시키긴 어려 웠다. 즉, 관련 파일들이 유기적으로 결합된 것이 아닌 각각의 내용으로 전달되어 의도한 메시지가 설득력 있게 전달되는데 한계가 있었다.
 
교육이나 세미나가 끝나면 일반적으로 파워포인트 자료를 PDF로 변환해 외부에 배포한다. 그렇기 때문에 발표 자료는 자세한 설명보다는 주로 이미지나 키워드로 구성된다. 그래서 교육 미참석자의 경우 자료만 봐서는> 내용을 이해하기 어렵고, 교육에 참석해 내용을 한번 들었다고 해도 시간이 지나면 모두 기억하기가 어렵다. 또 팀장이 교육 받은 내용을 팀원들과 공유하고 싶은 경우가 있는데, 발표자료를 공유하는 것만으로는 부족하다. 이러한 경우는 비단 교육뿐만이 아니다.
 
GS칼텍스 산업체영업1팀에 근무하고 있는 박소연 대리는 법인을 대상으로 다양한 석유 제품을 판매하는 업무를 맡고 있다. 산업체영업1팀에서 주 로 판매하는 B-C油는 월 단위로 가격이 변동되는데, 월말이 되면 다음달 가격 예측을 위해 거래처에서는 유가 동향 자료를 요청해 온다.
하지만 최근 원유 가격이 불안정하면서 유가 동향 자료를 요청하는 고객수 는 무려 3배 가까이 늘어났다. 문제는 거래처에 자료를 보내주어도 자료 내용에 대해 설명을 요청하는 전화가 꼭 걸려오고, 같은 내용의 통화를 여러 번 반복하게 되어 업무 효율성이 저하된다는 것이었다. 영업을 하는 사람들이라면 누구나 느끼는 고민이 아닐까.
 
P 식품회사 HR 교육팀에서는 공채 신입 사원을 대상으로 연중 2회 교육을 실시하고 있다. 신입사원들은 P 식품회사의 기업문화를 비롯해 커뮤니케이션 방법, 리더쉽 등 현업에 바로 활용할 수 있는 실전 교육을 받게 된다.
그런데 매년 진행되는 교육 프로그램에 대한 신입 사원들의 성취도가 떨어져 HR 교육팀에서는 고민이 됐다. 이는 처음 배우는 교육과정인 탓에 궁금증도 많지만 사후 강의 자료만 전달해 개인 스스로 강의 내용에 대한 이해도를 높이기에는 한계가 있다는 점이 컸다. 특히 연 2회이기 때문에 본 교육 내용을 온라인 교육으로 제작하기에는 비용적 부담이 컸다. 사내 교육 담당자라면 누구나 고민하는 사항일 것이다.
 
제안서나 견적서를 만들다 보면 문서 안에 각종 데이터, 영상, 이미지 등의 자료를 넣어야 할 경우가 있다. 그런데 하나의 문서 내에 다양한 포맷 의 멀티미디어 컨텐츠를 넣는 일이 생각보다 쉽지 않다. 파일의 호환성, 용량 등 다양한 문제가 생길 수 있기 때문이다.
 
B 증권사 VIP 고객팀에서는 해당 고객별 맞춤형 정보를 제공하기 위해 노력하고 있다. 하지만 최근 VIP 고객이 경쟁사로 넘어가는 사례가 빈번히 발생해 문제의 원인 파악에 나섰다. 원인은 경쟁사의 경우 자료 전달 후 직접 방문을 통해 고객 관리를 진행했지만, B 증권사는 1인당 다수의 VIP 고객을 관리해야 하는 상황이기에 모든 고객을 내방해 진행하기가 어려워 만족도에서 차이가 발생한 것이 이유였다. B 증권사에는 다양한 동영상 투자 정보부터 시황에 대한 그래프 등 멀티미디어 정보를 갖추고 있지만 이를 잘 활용하지 못하는 것이 늘 고민이었다.
 
 
 
프로젝트 제안서나 견적서에서 고객의 마음을 움직일 수 있는 요소는 어떤 것이 있을까? 경쟁 업체와 비교했을 때 명확한 메시지를 담아 이해하기 쉽고 매 력적으로 내용을 만든다면 분명 경쟁력이 있을 것이다. 이때 단순히 텍스트만 으로 구성된 정적인 문서가 아니라 핵심을 다양하게 표현할 수 있는 자료가 포함된 동적인 문서를 보낸다면 어떨까?
 
현대엔지니어링은 단순한 판매 영업이 아닌 수주 영업 방식을 취한다. 프로젝트 수주를 위해 사업 계획과 기술 적용안, 여기에 각종 회사 소개 내용을 포함해 최종적인 제안서를 작성한다. 제안서는 각종 설계 자료와 그림 등 자세한 사업 계획이 모두 포함되기 때문에 통상 분량이 700~800페이지에 달한다. 이에 제안서 작업을 위해 고객에게 동영상, 설계 도면, 각종 이미지,그리고 파워포인트에 이르기까지 다양한 포맷의 자료를 효과적으로 전달 할 필요가 있었다.
현대엔지니어링은 Acrobat 9에서 지원하는 PDF 포트폴리오 기능을 활용하여 하나의 PDF 파일 안에 제안서에 관련된 설계 도면과 회사 소개 이미 지, 동영상 그리고 파워포인트까지 모두 넣어 전달하고 있다. 3D 도면까지 PDF 파일로 손쉽게 변환해 제안서에 넣는데, 주석으로 의견을 삽입할 수 있어 해당 도면에 대해 추가로 설명할 필요가 없어졌다. 특히 제안서를 받 아보는 쪽에서는 Adobe Reader 9만 있으면 문서를 열 수 있는데, 특히 하나의 문서 안에서 각각 다른 포맷의 제안서에 관련된 파일을 모두 확인할 수 있어 편리하다.
 
M 여행사는 최근 공격적인 마케팅을 실시하고 있다. 즉, 고객이 문의한 지역에 대한 다양한 정보를 PDF 포트폴리오로 통합해 견적과 함께 제공해 주고 있다. 우선, PDF 포트폴리오를 열면 나오는 첫 화면의 Welcome page에 고객 의 이름을 직접 입력하게 만들어 관심을 유도했다. 예를 들어 ‘A군과 B양을 위한 몰디브 허니문 패키지’라고 내용을 입력해 보내자 고객은 나만을 위한 정보라는 느낌을 받고 세부적인 내용에 관심을 더 가지게 된 것이다. PDF 포트폴리오 안에는 견적서 파일 외에 숙소에 대한 동영상, 테마별 관광을 소개한 문서, 여행 지역 인근의 유적지에 관련된 웹사이트 링크, 관광지 사 진 등 다양한 정보를 넣었다.
덕분에 M 여행사는 20% 가량 영업 매출이 상승했다. 게다가 고객들이 PDF 포트폴리오로 만들어진 여행지 자료를 주변 사람들에게 공유하면서 M 여행사는 입소문을 타는 부가적인 효과까지 누리게 됐다.
 
마케팅, 영업과 같이 고객 응대가 필요한 업무 분야에서는 한 달에도 수차례씩 직원 대상 교육이 이뤄진다. 그런데 시간과 공간의 제약으로 집합 교육이 쉽지 않거나 미참석자가 많은 경우, 교육 자료를 제공하는 것으로 대신하는 경우가 많다. 하지만 자료만으로는 현장 교육을 대체하기는 어려웠다. 그러나 파워포인트에 강사의 영상과 목소리를 담은 음성까지 포함시켜 PDF 문서 로 배포할 수 있다면 어떻겠는가?
 
H 홈쇼핑에서 판매되는 휴대폰, 보험, 여행 상품의 경우 고객이 휴대폰이나 전화번호를 남기면 상담원이 다시 전화를 걸어 계약을 유도하는 방식이다. 그런데 이 방식의 경우 상품 내용에 대한 이해가 필수적이다. 상담원의 상 품에 대한 이해도는 계약 성공률과 비례하기 때문이다. 그래서 H 홈쇼핑은 상담원을 대상으로 상품소개 교육을 강화하고 있는데, 교육 이후에도 상품 에 관련된 설명을 다시 요청하는 상담원이 적지 않다. 보험의 경우 약관이 나 상품 구성이 복잡해 한번에 이해가 어려운 부분이 있기 때문이다.
H 홈쇼핑은 상품소개서 자료에 Acrobat 9의 Adobe Presenter 기능을 활용해 교육 담당자의 목소리를 삽입해 상담원들에게 제공했다. 파워포인 트로 만들어진 상품소개서 파일을 열고 ‘Presenter’ 메뉴를 클릭하면 간단 하게 음성을 녹음하고 영상까지 삽입할 수 있어 편리했다. 영상과 음성이 함 께 들어간 파일임에도 용량은 7MB 정도로 작아 배포가 편리했고, 교육 대 상자는 Adobe Reader 9만 있으면 쉽게 파일을 열어 볼 수 있었다.
 
웹의 정보는 설득력 있는 자료를 만들기 위해 가장 많이 사용되는 소스 중 하나다. 자료를 만드는 기업의 웹 페이지를 캡처해 정보 전달을 돕고, 세미나후 뒷 이야기가 담긴 블로그를 이미지로 캡처해 세미나 리포트에도 활용한 다. 하지만 웹이 가지고 있는 동적인 표현력을 그대로 전달할 수는 없는 한계에 부딪혀 왔다. Acrobat 9는 웹 페이지의 동적인 광고 배너도 그대로 생동감 있게 PDF로 가져올 수 있다.
 
C 디자인 업체는 홈페이지를 통해 회사 포트폴리오를 제공하고 있는데, 웹사이트의 경우 자주 리뉴얼이 되기 때문에 C 디자인 업체에서 기획, 제작한 사이트를 정적인 이미지가 아닌 동적인 웹 느낌 그대로 보여주기는 어려웠다. 즉, 2007년 디자인 어워드에서 상을 받았던 A 전자 웹사이트를 포트폴 리오에 넣으려고 해도, 다른 디자인으로 사이트가 바뀐 현재 시점에서는 당시 C 디자인 업체가 만들었던 동적인 화면 그대로를 보여줄 수 없었다.
C 디자인 업체는 Acrobat 9를 활용해 웹페이지를 PDF로 변환해 포트폴리오로 제공하고 있다. 플래시 엔진이 탑재된 Acrobat 9 덕분에 웹페이지를 PDF로 변환한 후에도 영상과 플래시 광고까지 그대로 담아낼 수 있다. 또한 웹페이지의 링크까지도 저장되어 인터넷만 연결되어 있으면, PDF 문서에서 웹으로 연결이 가능해 훨씬 생생한 포트폴리오를 제공할 수 있게 됐다. Acrobat 9를 설치하면 익스플로러 도구 모음에 ‘Convert’와 ‘Select’ 버튼이 생성되는데, 캡처하고자 하는 해당 웹페이지 창을 열고 ‘Convert’ 버튼만 누르면 된다.
 
세계 최대 규모 도서전시회 프랑크푸르트 도서전이 지난 10월 독일 프랑크푸르트에서 열렸다. 40만종이 넘는 출판물을 전시한 이번 도서전에서 눈에 띈 점은 책의 내용보다 컨텐츠의 다양한 멀티미디어 표출방식이었다. 각 언론사에서도 연일 정보를 어떻게 매력적으로 포장해 전달하느냐가 더 중요해 지는 시대라고 강조했다. 이러한 멀티미디어 정보 전달은 출판 시장을 넘어 직장인들의 업무 근간인 문서 환경에도 파고들고 있다. 바로 전세계 전자문서의 기본 포맷인 PDF에 영상과 음성이 더해진 ‘멀티미디어’가 부각되고 있 는 이유다. Acrobat 9의 멀티미디어 기능을 활용하면 기존과는 다른 차별화된 방식의 업무 커뮤니케이션이 가능해진다.
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