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중요한 자료는 패스워드를 걸어놓거나 사용자에 따라 파일을 볼 수 있는
권한을 설정해 두어야 안전하지만 그대로 보관하는 경우가 대다수다.
자주 열어보는 파일이라 패스워드를 일일이 기억하기 귀찮은 경우도 있고,
대상자에 따라 각기 보안 권한을 설정해 전달하는 것이 번거롭기 때문이다.
그런데 이런 부주의가 기업 기밀의 유출이라는 문제로 이어진다. |
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스포츠웨어 및 스포츠용품을 생산하는 Y 의류업체는 국내 본사에서 제품을 디자인해 해외 생산 공장으로 넘기면, 생산라인이 갖춰진 현지 공장에서 디자인에 따라 제품을 만들어낸다. 그런데 얼마 전 현지 공장에서 디자인 관련 자료가 외부로 유출되는 사고가 발생했다. 현지 공장의 생산 담당자가 세부 도안과 박음질법 등 생산 노하우가 담긴 문서를 외부로 빼돌린것이다. 본사 쪽에서 넘어오는 원본 자료는 생산 책임자들만 볼 수 있었는데, 생산을 맡고 있는 몇몇 일선 관리자들도 원활한 업무 진행을 위해 문서를 참고할 필요가 있어, 문서의 권한 설정 및 패스워드 등의 별도 보안 적용을 하지 않은 것이 문제였다.
여기에는 회사의 책임도 있었다. 바로 생산 책임자들이 본사에 핵심 관리자들도 문서를 볼 수 있는 권한을 부여해 줄 것을 요청했으나 받아들여지지 않았던 것이다. 회사 입장에서 특정 사용자에게 문서를 볼 수만 있는 보안 권한 설정 방식이 까다로웠던 것도 원인으로 작용한 셈이다. |
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| 업무를 처리하다 보면 원본 파일 그대로 상대방에게 전달하는 경우가 있다. 특히 사내 직원 혹은 친분이 있는 사람의 경우 의심의 여지 없이 원본 문서 그대로 파일을 전달하곤 한다. 여기에 문서가 저작되고 수정될 수 있는 원본 문서 상태에서 업무를 진행하는 업무적 습관도 작용해, 서로서로가 이러한 업무 습관을 배려해 원본 문서를 보내는 경우가 많은 것도 보안 누수의 원인이 되고 있다. |
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H 건설은 해외 플랜트 사업을 위해 기본계획, 설계, 시공, 감리, 유지보수 등 사업계획부터 완공에 이르기까지 전체 과정을 진행한다. 이 과정에서 협력사와의 3D 도면 공유가 필요한데, 고가의 3D 뷰어를 모두 설치할 수 없어 3D 도면을 영상으로 만들어 CD에 담아 책임자에게만 배포하곤 했다.
그런데 영상 화질이 좋지 않아 3D 도면을 리뷰하기가 원활하지 않았고, 무엇보다 도면을 중심으로 업무가 진행되기에 CD에 담긴 정보는 복사되어 책임자에서 협력사 직원들까지 공유되고 있었다. 이로 인해 CD를 분실하거나 외부로 유출될 경우 도면 데이터가 그대로 외부로 공개되어 H 건설 사업 부분의 노하우가 빠져나갈 가능성이 높아 보안의 우려가 높았다. |
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| 누구나 내부 직원에게 문서를 배포하는 것에 대한 보안 경각심은 덜한 편이다. 문서 보안 사고가 발생하는 경우 중 같은 회사 직원에게 전달한 파일에서부터 외부로의 유출의 빌미가 되는 경우가 많다. |
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| 작년 A 법률회사는 법률적 판례를 모아 놓은 자료를 내부 회람용으로 공개했다. 해당 자료에는 판례에 들어간 사람들의 주민등록번호, 이름, 주소, 연락처 등이 담겨 있었고, 내부 자료를 회람하는 사람에게 고스란히 노출되고 말았다. 이런 일은 지금도 비일비재하게 발생하고 있다. 최근 S전자에서 고객 지원팀에 접수된 A/S 신청자 리스트가 유출된 일이 발생했다. 원인을 들여다보니, 신청자 리스트를 요청한 같은 회사 상사의 메일에 거리낌없이 개인 신상 정보가 담긴 파일을 첨부해 보낸 것이다. 같은 회사 직장 상사이기에 정보를 공유해도 상관 없다고 판단해 전달했고, 직장 상사는 해당 메일을 받고 파일을 요청한 서비스 지원 협력 업체 관계자에게 전달했던 것이다.이런 문제를 방지하기 위해 현재 대다수 공공기관,법률, 금융, 전자, 연구 분야에 걸쳐 해당 정보를 수작업으로 제거하는 과정을 거치고 있다. 하지만 내부 직원들이 번거로운 수작업을 진행해야 한다는 점이 해결되지 않아 보안 누수가 멈추지 않고 있다. |
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| 전자문서 환경에서 흔히 발생하는 보안 문제는 외부로 기밀문서가 유출될 우려가 높다는 것이다. 외부 저장장치로의 이동이 쉽고 복제 및 유포가 가능하다 보니 허가되지 않은 사용자가 파일에 접근하는 경우가 종종 발생한다. |
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| 한국조폐공사는 위조권 여부를 감정한 결과 문서를 내부에서 공유할때 Acrobat 9의 보안 기능을 활용하고 있다. 특히 위조권 감정 결과에 대한 보고서의 경우 내용이 임의로 유출될 시 큰 문제가 생길 수 있다. 그래서 Acrobat 9의 보안 기능을 활용해 대상자에 따라 파일에 대한 권한을 각각 부여한다. 보고서를 PDF로 변환한 후 ‘보안 정책 관리’ 기능으로 문서에 보안을 적용하는데, 팀장에게 보내는 보고서는 인쇄와 문서 변경 부분을 모두 허용하도록 설정하고, 팀원에게는 이 부분을 비롯한 텍스트, 이미지 복사를 모두 허용하지 않도록 설정해 보내는 것이다. 문서에 대한 권한을 다르게 설정해 보내기 때문에 보다 안전하게 검토를 받을 수 있다. |
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| 전자문서 환경에서 보안의 가장 큰 취약점은 문서에 대한 위변조나 훼손이 쉽다는 것이다. 앞서 소개한 H 건설의 고민 역시 전자문서에 대한 변형과 재가공의 우려에서 출발한다. 이를 해결하는 근본적인 방법은 전자문서를 외부에 배포 및 공유할 때, 위변조나 재가공이 불가능한 형태로 내보내는 것이다. Acrobat 9는 PDF로 변환된 문서 내용의 복사나 편집, 수정, 인쇄, 페이지 추출 등을 제한하는 보안 기능을 제공함으로써 이런 문제를 근본적으로차단할 수 있다. |
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| 한국전자통신연구원은 기술이전 절차를 거쳐 연구 결과물을 산업체로 이전하는 과정에서 기술 자료, 시장성, 지적재산권 등의 내용이 포함된 기술이전 문서를 외부로 전달하게 된다. 이때 Acrobat 9를 활용해 이런 기술문서의 재가공과 수정의 우려를 방지하고 있다. |
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우선, 기술이전 문서를 PDF로 변환, 이렇게 1차로 변환이 끝난 문서는 여전히 내용 수정이 가능하기 때문에 여기에 Acrobat의 보안 기능을 적용한다. PDF로 변환된 문서상에서 ‘보안 정책 관리’ 버튼을 클릭하면 문서에 다양한 보안 기능을 적용할 수 있는데, 여기서 인쇄와 문서 변경 부분을 ‘허가하지 않음’으로 설정한다. 그리고 ‘텍스트, 이미지 및 기타 내용의 복사’버튼까지 비활성화 시키면 기술문서에 대한 보안 적용이 끝난다. 이렇게 완료된 PDF 문서를 외부로 전달하면 문서를 받는 쪽에서는 내용 확인은 가능하되 복사나 편집, 수정, 인쇄가 모두 제한되어 연구 결과물이 의도하지 않게 이용되거나 재배포 되는 걸 막을 수 있다. |
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다양한 문서를 공유하다 보면, 전체 문서 내용 중에서 특정 내용이 개인의 신상 정보 혹은 기밀 정보가 담겨 있는 경우가 많다. 이 경우 수작업으로 일일이 제거하는 번거로운 과정이 보안 사고의 원인이 되고 있다. 1만명이 넘는 사람의 신청서에 담긴 주민등록번호를 일일이 제거한다고 생각해보라.
Acrobat 9에서는 전체 정보 중 보안이 필요한 내용만 선별해 삭제하고 가리는 ‘문서 교정’ 기능이 있다. 특히 정보의 패턴을 인식할 수 있어 일괄적으로 정보를 삭제하고 가릴 수 있어 편리하다. |
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법률회사에서는 고객의 이름, 주민등록번호, 건강에 관한 기록 등 신상에 관한 정보가 외부로 유출되는 일이 비일비재하게 발생하곤 한다. 법적 서류 작성을 위한 데이터가 판례 및 회람용으로 만들어지면서 유출되는 것이다. K 법률회사는 외부로 공개가 필요한 자료의 경우 또는 판례를 위한 내부 회람의 경우에도 Acrobat 9를 활용해 이런 민감한 정보를 모두 삭제한 후 제공하고 있다.
여기에는 Acrobat 9의 ‘교정’ 기능이 유용하게 활용된다. 일단 외부로 공개가 필요한 법률 문서를 열어 Acrobat 9의 메뉴 중 ‘교정’을 선택한다. 그런 다음 이름, 주민등록번호 등 문서에서 삭제가 필요한 부분을 마우스로 드래그하고 ‘교정’을 적용한다. 그러면 해당 내용이 색깔 상자나 공란으로 대체되어 민감한 정보를 가릴 수 있다. |
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